Cadastro correto economiza tempo

ELE É A BASE PARA TODOS OS PROCESSOS COMERCIAIS E LOGÍSTICOS DA EMPRESA

A rede Ferreira faliu. Com cinco lojas no interior de Minas Gerais e um faturamento anual de modestos R$ 39 milhões, a empresa fechou as portas após dez anos de atividade. Razão do fracasso: o seu cadastro de produtos era extremamente falho. O exemplo não é verdadeiro, mas poderia ser. Existem no mercado de autopeças relatos de empresas que faliram por acumular prejuízos causados por cadastros precários. Afinal, o registro de produtos tem grande impacto sobre a operação comercial, a logística, a precificação dos itens, entre muitos outros processos.

Imagine o que acontece se o varejista de autopeças lança na ficha dados incorretos de preço de custo, impostos e margem. Ele pode errar na precificação e, com isso, contabilizar lucro quando, na verdade, enfrenta prejuízo.

O cadastro é a base para todos os processos comerciais e logísticos da empresa, como: planejamento, compras, recebimento de produtos, armazenagem, estoque, abastecimento na loja, reposição na gôndola, preço, gerenciamento por categorias, atendimento ao consumidor, sistema contábil- financeiro e pagamento.

Para funcionar bem, o cadastro deve estar integrado a um processo que envolva as várias áreas da empresa detentora do registro de produtos

A informação contida nele também deve ser entendida e compartilhada com seus parceiros de negócio. Hoje, só as grandes empresas contam com um sistema interno integrado. As pequenas costumam manter cadastro apenas no setor de vendas. Os médios, em geral, mantêm um cadastro em vendas e outro na área contábil, o que também gera distorções e prejuízos. Ou seja, é justamente a precariedade na definição e processo do cadastro que tem conduzido algumas empresas do ramo ao abismo.

Os problemas que isso acarreta incluem: falta do histórico de vendas de cada item, o que leva a compras equivocadas; falta de controle de variedade (o sistema de informação precisa contar com um mecanismo automático de veto à entrada indiscriminada de versões de produtos); falta de regras na criação e/ou manutenção do cadastro (é preciso, por exemplo, possuir normas de identificação para introdução de um novo produto e para retirar um item de linha); incapacidade de acompanhar a entrega do fornecedor (por descuido, ineficiência na definição ou processamento do pedido, a empresa recebe a mercadoria fora do prazo, em volume superior ou inferior ao desejado); ineficiência nas compras e no recebimento, que gera estoques acima ou abaixo do necessário; dentre outros itens.

O gerenciamento do sistema também é um ponto importante. Antes de tudo se deve definir regras e procedimentos internos para manutenção do cadastro. A criação e manutenção do registro de produtos devem contar com uma equipe específica, mas com o envolvimento de todas as áreas da empresa.

O fato é que as empresas necessitam fazer diferente: estabelecer padrões comuns, e integrar seus sistemas de informação. Só assim conseguirão melhorar os processos de compra, entrega e diminuir as devoluções. Ainda existem muitas variações na forma da comunicação justamente por pouco uso de padrões, apesar de existirem. Isso prejudica todo mundo, inclusive o consumidor final.

Por fim, atualmente, uma prática positiva é a empresa criar o cadastro de produtos e enviar as informações padronizadas a qualquer parceiro comercial. Um software deve ser utilizado por quem cria o cadastro e por quem irá receber as informações. A informação, além de gerada pelo dono do cadastro dentro de um padrão, possibilita o compartilhamento com um entendimento comum das informações de produtos e interpretação dos dados. A medida diminui sobremaneira a chance de uma empresa sucumbir como a rede Ferreira.